6 conseils pour gérer efficacement ses emails entrants.

Des entreprises paient des formations à leurs salariés pour leur apprendre à gérer leurs mails entrants ... Dingue ... Alors comme c'est la crise, je vais  vous faire économiser 690 € et vous donner 6 conseils pour être un as de la gestion des emails entrants - tous issus des lectures de The Four Hour Workweek de Timothy Ferris et The Power of Less de Leo Babaura.
  • 1/ Dédiez une adresse mail à vos achats sur le web
  • 2/ Centralisez vos messages en un seul point.
  • 3/ Décidez de ne consulter votre messagerie que deux fois par jour.
  • 4/ Limitez le nombre d'emails entrants.
  • 5/ Videz votre messagerie.
  • 6/ Soyez Sélectif

1/ Dédiez une adresse mail à vos achats sur le web. La règle ici, c'est compartimenter ! Vous n'échapperez pas aux spams si vous avez l'habitude de faire vos achats sur Internet. Cependant si vous utilisez une adresse qui y est dédiée, la bonne nouvelle est que cette pollution sera circonscrite à cette seule messagerie. Idem, pensez à distinguer adresse professionnelle et adresse personnelle. Histoire qu'un mail personnel ne parte pas par accident vers votre patron ... ou qu'une offre commerciale en or ne se retrouve noyée et oubliée dans le flot de vos emails personnels.

2/ Centralisez vos messages en un seul point. Inutile de dire que l'on ne gagne pas du temps à avoir trois messageries ou plus, s'il faut aller sur chacune pour vérifier l'arrivée de nouveaux mails. Il vous faudra donc centraliser la réception de mails en un seul endroit. Il existe plusieurs gestionnaires multi-comptes pour faire ça (Outlook ou Mozilla Thunderbird qui  pour ce dernier a l'avantage d'être gratuit). 

3/ Décidez de ne consulter votre messagerie que deux fois par jour.  C'est un sentiment enivrant d'être porté par ce flot de mails quotidiens, d'avoir le monde entier accessible depuis sa messagerie, d'être des Connected people  - lire à ce sujet le chapitre bien senti dédié au Blackberry dans "L'Open Space m'a tuer" de Zuber et Isnards . Il va cependant falloir se faire une raison ...On est plus  productif lorsqu'on coupe sa messagerie, et qu'on ne la consulte qu'à des moments programmés dans la journée, et pendant une durée pré-définie.

Je vous entends déjà me dire "Dans mon job je ne peux pas me permettre de ne consulter mes mails que deux fois par jour". Qu'il existe des messages importants qui vous arrivent au cours de la journée, certainement. Mais existe-t-il vraiment des urgences ? La vérité c'est qu'il y a peu de mails qui requièrent d'être traités dans l'urgence, et à vrai dire, peu d'urgences qui s'annoncent par mail.

Pour en être sur, faites l'essai et définissez deux instants où vous prévoyez de lire vos messages. Timothy Ferriss dans The Four Hour Workweek propose de le faire deux fois par jour. Dans The Power of Less, Leo Babauta ajoute  qu'une unique fois serait l'idéal, voir une fois tous les deux jours ou toute les semaines si votre activité vous le permet.

Et tous insistent enfin : pour être productif, ne consultez jamais votre messagerie sitôt arrivés à votre travail, c'est le meilleur moyen de laisser vos mails décider de ce que sera votre journée. Ils recommandent donc une consultation en fin de matinée, vers 11h00 et une seconde vers 17h00 en fin de journée.

4/ Limitez le nombre d'emails entrants. Toujours dans The Power of Less, Leo Babauta préconise plusieurs astuces pour limiter le flot entrant de mails :
  • Disposez d'un puissant filtre anti-spams (type Gmail)
  • Créez un filtre qui enverra de façon automatique les mails récurrents (type accusés de réception ou de lecture) vers un dossier dédié
  • Faites savoir à ceux qui vous envoient des messages (types chaînes de messages  blagues & co) que bien que vous appréciez que l'on pense à vous, vous essayez de réduire vos emails entrants, et que vous aimeriez qu'ils ne vous les adressent plus.
5/ Videz votre messagerie. Le principe est simple pour vider sa messagerie et la maintenir vide : ouvrez chaque email et faites vous un avis dans l'instant (et de préférence dans cet ordre) :
  • A effacer (Corbeille)
  • A archiver (Archives) pour garder une trace du mail
  • A transférer (Incubation) puis A effacer ou A archiver.
  • A traiter dans l'instant si vous pouvez traiter l'action en 5 minutes puis A effacer ou A archiver
  • A traiter plus tard (A traiter) puis A effacer ou A archiver.
Classez en conséquence chaque email dans un des 3 sous-dossiers : A traiter / Incubation / Archives et continuez jusqu'à ce que votre messagerie soit vide. Le reste va à la corbeille. A la fin de ce processus, il ne doit vous rester pour le reste de la journée qu'à traiter les mails classés dans "A traiter". Et plus besoin de revenir à votre messagerie avant la prochaine session.

6/ Soyez sélectif. Dans les Emails à traiter, allez droit au but, n'écrivez pas une nouvelle et ne mettez pas en destinataire de vos messages la terre entière. Plus vos mails sont longs, et plus vous donnez d'occasion à ce que l'on rebondisse dessus. Plus vous associez de gens à vos échanges et plus vous mériterez de recevoir l'avis d'un ou plusieurs destinataires.

Voilà, et si jamais ces solutions mises bout à bout ne vous satisfont pas, faites comme chez Deloitte, intiez le Zéro Mail du Vendredi dans votre entreprise ;)





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